W firmach transportowych obowiązek prawidłowego poboru danych z karty kierowcy i tachografu wiąże się z koniecznością znajomości terminów oraz zasad, według których dane te są kopiowane i archiwizowane. Aby pobrać dane zgodnie z przepisami, należy uwzględnić zarówno częstotliwość pobierania danych z tachografów, jak i terminy, w których należy pobierać dane z karty - najmniej raz na 28 dni w odniesieniu do każdego kierowcy oraz przynajmniej raz na 90 dni w przypadku zapisów dotyczących pojazdu.
Przepisy dotyczące pobierania danych określają również warunki przechowywania informacji związanych z prowadzeniem pojazdu wykonującego przewozy drogowe. Brak danych z tachografu, naruszenie obowiązku terminowego pobierania danych lub nieprawidłowe sczytywanie danych z tachografu mogą skutkować problemami podczas kontroli, dlatego w artykule wyjaśniamy, jak w praktyce pobrać dane z karty kierowcy i tachografu oraz jak długo przechowywać zarejestrowane informacje.
Dane z tachografu cyfrowego oraz dane z karty kierowcy to informacje rejestrowane podczas prowadzenia pojazdu przez kierowcę, obejmujące m.in. czas pracy kierowcy oraz aktywności związane z prowadzeniem pojazdu. Dane te są zapisywane oddzielnie - w pamięci tachografu cyfrowego oraz na karcie kierowcy i razem stanowią podstawę do rozliczania czasu pracy oraz kontroli zgodności z przepisami.
Dane z tachografu i karty kierowcy muszą być regularnie pobierane i przechowywane przez podmiot wykonujący przewozy drogowe. W praktyce dane te mogą być pobierane ręcznie lub przy użyciu rozwiązań umożliwiających terminowe pobieranie danych z tachografu i karty kierowcy bez konieczności fizycznego dostępu do pojazdu.
Informacje zapisane w urządzeniu rejestrującym pracę pojazdu należy kopiować najmniej raz na 90 dni kalendarzowych. Termin ten ma na celu zapewnienie kompletności zapisów dotyczących aktywności kierowcy oraz zdarzeń związanych z użytkowaniem pojazdu.
W praktyce częstsze sczytywanie zapisów pozwala ograniczyć ryzyko utraty informacji, np. w przypadku awarii urządzenia lub nieprawidłowego użytkowania pojazdu. Dotyczy to w szczególności firm wykonujących przewozy drogowe w sposób ciągły.
Kopiowanie zapisów odbywa się przy użyciu karty przedsiębiorstwa i powinno zapewniać ochronę przed dostępem osób nieuprawnionych oraz zachowanie integralności zapisanych informacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Informacje zapisane na karcie kierowcy powinny być kopiowane raz na 28 dni, niezależnie od tego, czy kierowca wykonuje przejazdy codziennie, czy sporadycznie. Termin ten dotyczy każdego kierowcy korzystającego z karty i obowiązuje przez cały okres trwania stosunku pracy.
W sytuacji, gdy kierowca nie korzystał z karty przez dłuższy czas lub doszło do zakończenia współpracy, dane należy skopiować najpóźniej do dnia rozwiązania umowy. Ma to znaczenie dla zachowania kompletności informacji dotyczących czasu pracy oraz aktywności pracownika w danym okresie.
Pobieranie zapisów z karty odbywa się z użyciem odpowiedniego czytnika i polega na skopiowaniu danych zapisanych na nośniku do systemu archiwizacji. Regularne wykonywanie tej czynności ogranicza ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu oraz błędów w rozliczaniu czasu pracy.
Tachograf oraz karta kierowcy są dwoma odrębnymi źródłami informacji, dlatego obowiązują dla nich różne terminy i zasady kopiowania zapisów. Urządzenie rejestrujące zapisuje informacje związane z pojazdem i jego użytkowaniem, natomiast karta identyfikuje konkretnego kierowcę i przypisuje do niego aktywności wykonywane podczas pracy.
Różnice te mają bezpośredni wpływ na częstotliwość pobierania danych. W jednym przypadku kluczowe jest zabezpieczenie zapisów technicznych dotyczących pojazdu, w drugim - zachowanie pełnej historii aktywności, w tym okresów pracy i odpoczynku.
W praktyce oznacza to, że kopiowanie zapisów z obu źródeł nie powinno być traktowane jako jedna czynność wykonywana „przy okazji”. Każdy z tych obowiązków funkcjonuje niezależnie i podlega odrębnym terminom określonym w przepisach.
Brak rozróżnienia pomiędzy tymi zapisami jest jedną z najczęstszych przyczyn niekompletnej dokumentacji, co może skutkować problemami podczas kontroli lub trudnościami w prawidłowym rozliczaniu kierowców.
Zgodnie z przepisami dane należy przechowywać przez okres umożliwiający ich okazanie podczas kontroli oraz prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców. Obowiązek ten dotyczy zarówno zapisów pochodzących z urządzenia rejestrującego, jak i informacji zapisanych na karcie kierowcy.
W praktyce oznacza to konieczność zachowania danych dotyczących aktywności kierowcy oraz prowadzenia pojazdu przez czas wskazany w rozporządzeniu, liczony m.in. od momentu ich pobrania lub od terminu rozwiązania umowy w przypadku zakończenia stosunku pracy.
Dane powinny być przechowywane w sposób zabezpieczający je przed utratą danych, uszkodzeniem lub dostępem osób nieuprawnionych. Warunki przechowywania tych danych mają znaczenie nie tylko z punktu widzenia kontroli, ale również w kontekście ewentualnych sporów dotyczących rozliczania czasu pracy.
W przypadku braku danych lub ich niekompletności organy administracji publicznej mogą uznać, że doszło do naruszenia obowiązków związanych z użytkowaniem tachografów oraz kart kierowców.
Za prawidłowe pobranie oraz przechowywanie informacji odpowiada podmiot wykonujący transport drogowy, niezależnie od liczby pojazdów czy kierowców. Obowiązek ten dotyczy całego okresu wykonywania przewozów oraz czasu po zakończeniu stosunku pracy, w zakresie określonym w przepisach.
Pracodawca powinien zapewnić, aby dane były dostępne na żądanie uprawnionych organów administracji publicznej lub innych uprawnionych podmiotów. Obejmuje to zarówno dane dotyczące aktywności kierowcy, jak i informacje związane z prowadzeniem pojazdu, zapisane w systemach archiwizacji.
Istotne znaczenie ma także sposób zabezpieczenia danych. Należy ograniczyć ryzyko ich utraty, modyfikacji lub dostępu osób nieuprawnionych, a także zadbać o ciągłość archiwum w przypadku zmiany pojazdu, kierowcy lub zakończenia umowy.
W praktyce obowiązki te są realizowane m.in. przy wykorzystaniu systemów telematycznych umożliwiających zdalny odczyt danych z tachografu i karty kierowcy, takich jak widziszwszystko, które wspierają terminowe pobieranie i bezpieczne archiwizowanie danych.
Nie. Za organizację pobierania danych odpowiada pracodawca lub podmiot wykonujący transport drogowy. Kierowca ma obowiązek korzystać z karty kierowcy zgodnie z przepisami, natomiast zapewnienie terminowego kopiowania zapisów leży po stronie firmy.
Jeżeli kierowca nie korzystał z karty kierowcy, dane nadal powinny zostać pobrane zgodnie z obowiązującymi terminami. Ma to znaczenie dla zachowania ciągłości dokumentacji oraz prawidłowego rozliczania.
Przepisy nie wymagają przechowywania danych w jednym pliku lub systemie, jednak dane powinny być uporządkowane w sposób umożliwiający ich szybkie okazanie podczas kontroli. Kluczowe jest zachowanie kompletności zapisów i spełnienie warunków przechowywania.
Brak danych, ich niekompletność lub naruszenie terminów pobierania danych może zostać uznane za naruszenie obowiązków wynikających z przepisów o transporcie drogowym. W takim przypadku uprawnione organy administracji publicznej mogą nałożyć sankcje.
Tak. Dane powinny być kopiowane w sposób zapewniający ich integralność oraz ochronę przed dostępem osób nieuprawnionych. Coraz częściej stosowane są rozwiązania, które wspierają terminowe pobieranie danych i ograniczają ryzyko ich utraty lub uszkodzenia.